Wie schreibt man offizielle E-Mails?

Unabhängig von der Art der Tätigkeit, ob wir im Büro oder zu Hause arbeiten oder unsere eigene Universität kontaktieren müssen, müssen wir oft eine E-Mail schreiben. Ich habe kürzlich über die überwältigende Menge an Korrespondenz geschrieben und wie man damit umgeht. Jetzt gebe ich Ihnen gerne einige wichtige Tipps, wie Sie offizielle E-Mails schreiben können und solche, die andere lesen werden, und Sie müssen nicht zu lange auf eine Antwort warten.

Offizielle E-Mails müssen einen Titel haben, daher ist es sinnvoll, mit dem Schreiben zu beginnen, indem man einen Titel erstellt. Dies ist der erste Hinweis:

Der Titel sollte für sich selbst sprechen.

Der Titel muss klar und eindeutig sein und die wichtigsten Keywords enthalten, die den Inhalt der Nachricht widerspiegeln. Auf diese Weise kann der Empfänger eine bedingte Formatierung verwenden, die es ihm ermöglicht, die Nachricht zu kategorisieren.

Seien Sie prägnant in Worten

Wenn es um Geschäftskorrespondenz geht, müssen Sie mit Worten sparsam umgehen. Denn der Empfänger kann täglich viele Nachrichten erhalten, so dass er am einfachsten von dem ausgehen kann, was kurz und damit auch angenehm ist.
Auf diese Weise respektiert ihr auch die Zeit des anderen. Es ist unangenehm, durch das Dickicht eines Textes zu waten und nach dem Kern des Textes zu suchen. Deshalb ist es eine gute Idee, dass Ihre E-Mails bis zu 5 Sätze lang sind.

Es kommt jedoch vor, dass es notwendig ist, mehr Informationen bereitzustellen, dann lohnt es sich, sich auf andere Lösungen zu konzentrieren, wie z.B. das Telefongespräch. Es ist auch sinnvoll, Anhänge zu verwenden, z.B. in einer Tabellenkalkulation oder PDF-Datei.

1 Mail, 1 Fall

Wenn es nur eine Option gibt, sollte eine Nachricht nur etwa einen Thread enthalten. Dadurch ist es einfach, Nachrichten nach Titeln zu sortieren.

Was zählt, ist die Struktur von Ausdruck und Grammatik.

Das Versenden einer E-Mail im Gegensatz zu einem Telefonat ermöglicht den Verdacht auf "den Gedankengang" vor dem Versenden. Es lohnt sich daher, darauf zu achten, dass die Struktur der E-Mail angemessen ist und einen guten Wortschatz enthält, ohne Abkürzungen oder Ausleihungen. Obwohl die Autokorrektur bei der Rechtschreibung hilfreich ist, ist es besser, darauf zu achten, wenn man Nachrichten in Fremdsprachen schreibt.

Müssen sie alle auf einer Kopie (CC) dieser E-Mail sein?

Es lohnt sich zu überlegen, ob es notwendig ist, in der nächsten E-Mail eine Person auf CC hinzuzufügen. Vielleicht werden diese Informationen überhaupt nicht benötigt, weil sie z.B. nicht am Projekt beteiligt sind oder nicht über die entsprechenden Materialien verfügen.

E-Mail ist kein Diskussionsinstrument.

Das Schreiben von offiziellen E-Mails ist ein einfacher Prozess - wir senden, erhalten eine Antwort, danken Ihnen und.... so viel! Manchmal können Sie auch um Klärung bitten und hier enden die meisten Threads.

Wenn die E-Mail Diskussionen anregt, ist dies der Beweis dafür, dass die Form der Kommunikation geändert werden muss, z.B. durch die Organisation einer Telefonkonferenz oder gar den Austausch von Informationen in einer gemeinsamen Datei. Dies beschleunigt die Lösung des Problems und reduziert das Gewicht der Mailbox.

Schreiben Sie unkompliziert

Wir verwenden keine Emoticons in E-Mails, daher lohnt es sich nicht, Witze zu machen, denn sie können einfach unverständlich sein oder als Sarkasmus gelesen werden. Schreiben Sie einfach und zitieren Sie die Fakten, lassen Sie die Ornamente am Telefon oder live.

Abkühlen vor dem Ansprechen

Es gibt E-Mails, die Sie aus dem Gleichgewicht bringen. Zum Beispiel durch eine heisse oder beißende Bemerkung von anderen. Die schlechteste Lösung ist, unter dem Einfluss von Emotionen abzuschreiben, denn nach 15 Minuten werden Sie es wahrscheinlich bereuen.
Also ist es besser, sich einen Moment lang zu distanzieren und sich um etwas anderes zu kümmern, erst dann eine E-Mail zu erstellen, für die Sie sich in keiner Weise schämen werden.

Reflexionszeit

Manchmal lohnt es sich auch, sich selbst zu konsultieren, um sich die Möglichkeit zu geben, darüber nachzudenken. Auf diese Weise ist es einfacher, seine Versprechen zu halten, und "ja" bedeutet in der Tat "ja".